Uma obra termina com uma receção. Uma exploração dura décadas. Entre as duas, a responsabilidade pelo desempenho do edifício fica muitas vezes pouco clara, e é aí que se decide grande parte dos custos futuros.
O vazio entre a receção e a exploração
No dia da entrega, a empresa de construção passa para outra obra. O dono da obra entrega as chaves a uma equipa de exploração, interna ou externa, que descobre o edifício ao mesmo tempo que os seus primeiros defeitos. A informação útil existe, mas chega a granel: pastas em papel, processos digitais pouco aproveitáveis, manuais dispersos por vários fornecedores.
Resultado: as primeiras avarias são tratadas sem histórico, ninguém sabe que equipamentos ainda estão em garantia e o plano de manutenção arranca tarde, ou nunca. Entretanto, o custo de exploração, que pesa de forma duradoura no orçamento do proprietário, constrói-se sem ser controlado.
O que a receção deve entregar à manutenção
A receção não deveria limitar-se a verificar que o edifício está conforme. Deveria também entregar ao operador o necessário para o fazer funcionar. Cinco elementos fazem a diferença:
- Um inventário dos equipamentos: designação, marca, modelo, número de série, localização no edifício.
- Os manuais e as prescrições de manutenção do fabricante, equipamento a equipamento.
- As datas de entrada em serviço e os prazos de garantia, para não pagar o que ainda está coberto.
- As afinações de referência registadas na entrada em serviço, que servem de ponto de comparação em caso de desvio.
- Os contactos dos instaladores e dos fornecedores, com os seus compromissos de prazo de intervenção.
Um preventivo construído desde o primeiro mês
Esperar pelas avarias para organizar a manutenção equivale a descobrir as necessidades no momento mais caro. É mais eficaz transformar, desde a entrega, as prescrições do fabricante num plano de manutenção preventiva, com prazos claros e um responsável por cada tarefa.
Comece pelos equipamentos críticos, aqueles cuja paragem imobiliza a atividade ou cria um risco: elevadores, produção de frio, tratamento de ar, alimentações de emergência, bombas. Para cada um, faça duas perguntas: o que acontece se parar e quem intervém? O resto do plano constrói-se depois por níveis de prioridade.
Controlar os custos com dados
Não se controla um custo de exploração que não se sabe associar a um equipamento ou a uma zona. Assim que cada intervenção é registada com o seu equipamento, a sua duração e a sua despesa, tornam-se possíveis três leituras: que equipamentos custam mais, quais avariam de forma repetida e a partir de quando se torna mais económico substituir do que reparar. É o princípio do custo do ciclo de vida, aplicado no dia a dia.
☐ Inventário dos equipamentos entregues e verificado no local
☐ Manuais e planos de manutenção do fabricante arquivados por equipamento
☐ Datas de entrada em serviço e fins de garantia registadas
☐ Valores de afinação de referência registados e anotados
☐ Equipamentos críticos identificados com o seu responsável
☐ Contactos dos instaladores e prazos de intervenção registados
☐ Primeiro plano de manutenção preventiva validado antes da ocupação
☐ Ferramenta de acompanhamento escolhida e alimentada antes da primeira intervenção
O papel de uma GMAO desde a entrega
Uma GMAO dá um ponto de aterragem único a toda esta informação. Alimentada desde a receção, evita reconstituir o histórico mais tarde. Com uma aplicação móvel utilizável sem ligação, os técnicos registam e consultam a informação onde ela se encontra, incluindo nas salas técnicas e nas caves onde a rede chega mal. É a lógica do MAINTEX: uma GMAO mobile-first, pensada para as empresas de construção e para os operadores de edifícios.
Descubra como o MAINTEX acompanha a entrada em exploração de um edifício, do inventário ao primeiro plano preventivo.
